Prenotazioni online dal parrucchiere: meno telefonate con le mani nei capelli

Hai le mani nel colore, il telefono squilla per la terza volta in mezz'ora e dall'altra parte c'è chi chiede «avete posto sabato?». Rispondi con il gomito, sfogli l'agenda con le dita sporche, oppure non rispondi e perdi la cliente. La sera, a salone chiuso, arrivano i messaggi: «domani c'è posto per una piega?».

La prenotazione online serve proprio a questo: far scegliere il cliente da solo, quando vuole lui, tra gli orari che in quel momento sono davvero liberi. Il salone non deve rispondere, e l'appuntamento entra in agenda già con servizi, operatore e telefono.

Il rischio, con i sistemi fatti male, è l'opposto: orari proposti che in realtà non ci sono, servizi lunghi infilati in buchi corti, prenotazioni con la collaboratrice in ferie. Qui vediamo come funziona la prenotazione di Saloon dal lato del cliente e cosa decide quali orari vede.

Perché le prenotazioni a voce ti costano

• interruzioni: ogni telefonata durante un servizio rallenta il lavoro e la cliente in poltrona se ne accorge;
• orari di apertura: chi lavora fino alle 18 vuole prenotare alle 22, quando il salone è chiuso;
• errori di trascrizione: un nome capito male, un orario segnato nella colonna sbagliata;
• richieste in DM: Instagram, WhatsApp e telefono sono tre agende in più da tenere allineate.

Come prenota il cliente: i quattro passi

Il cliente apre la vetrina del salone (il link in bio, su Google Maps o nel QR alla cassa) e preme Prenota ora. La prenotazione ha quattro passi, pensati per il telefono.

1. Cosa ti serve? Sceglie uno o più servizi nello stesso appuntamento, per esempio taglio e barba. In basso vede il totale in minuti e in euro.

Più servizi nello stesso appuntamento, con durata e prezzo totali.

2. Con chi? Vede solo gli operatori che eseguono tutti i servizi scelti, con il loro ruolo. Se il colore lo fa solo una collaboratrice, gli altri non compaiono.

Il cliente sceglie il suo operatore tra quelli abilitati.

3. Quando? Scorre i giorni in fila e tocca un orario tra quelli liberi. Se un giorno è pieno legge «Nessun orario disponibile in questa giornata. Prova un altro giorno.».

Solo orari in cui l'operatore è libero per tutta la durata.

4. Ultimo passo. Nome, cognome, telefono, Email (facoltativa), Note (facoltative) e la casella per ricevere promozioni, poi Conferma prenotazione. Riceve a schermo il riepilogo con il codice prenotazione.

Se nel frattempo un altro cliente ha preso lo stesso orario, Saloon non crea un doppione: riporta al passo Quando? con il messaggio che l'orario non è più disponibile. Chi prenota viene aggiunto da solo ai Clienti, riconosciuto dal numero di telefono.

Quali orari vede il cliente: un esempio

Questa è la parte che distingue un sistema di prenotazione da un modulo di contatto. Un esempio con valori inventati:

• servizio Taglio + Barba: durata 45 minuti, buffer dopo il servizio 5 minuti (tempo di riordino);
• operatore in turno dalle 9:00 alle 19:00 con pausa 13:00-14:00;
• un appuntamento già preso dalle 11:00 alle 12:00;
• Orari proposti ogni 15 minuti.

Il servizio occupa in agenda 50 minuti (45 + 5), ma il cliente legge 45. Il risultato:

Contano anche le Chiusure (ferie e festività spariscono dalle prenotazioni), i Blocchi per riunioni o formazione e i turni personali dell'operatore. Come si leggono tutte queste informazioni dal lato del salone è nella guida all'agenda appuntamenti.

Le regole che decidi tu

In Impostazioni › Prenotazioni:

• Conferma automatica delle prenotazioni online: accesa, l'appuntamento entra Confermato; spenta, entra Da confermare e lo approvi tu;
• Preavviso minimo: da nessuno a 2 giorni, per evitare prenotazioni a dieci minuti dall'orario;
• Prenotabile fino a: quanti giorni avanti si può prenotare;
• Orari proposti ogni: da 5 minuti a 1 ora. Con servizi lunghi, un passo di 30 minuti evita buchi da un quarto d'ora;
• Promemoria via email: l'anticipo dell'email automatica, spiegato nella guida sui promemoria.

Prima di pubblicare il link: checklist

• Orari › Settimana tipo compilata, con giorni di chiusura e pause;
• in Catalogo › Servizi ogni servizio ha durata, prezzo, categoria e almeno un operatore abilitato;
• in Team › Staff gli operatori sono attivi e prenotabili online, con i loro turni;
• le ferie già note sono in Orari › Chiusure;
• hai fatto una prenotazione di prova dalla vetrina, dal telefono.

Poi il link va nella bio di Instagram, nella scheda Google Maps e in un QR vicino alla cassa. Le telefonate non spariscono del tutto: per chi chiama, puoi prenotare tu dalla stessa vetrina mentre sei al telefono. Per una barberia, dove si sceglie soprattutto il barbiere, c'è la guida all'app di prenotazione per barbieri.

Telefono, WhatsApp, modulo generico, Saloon

Limiti onesti

• Il cliente non può ancora disdire o spostare online: chiama il salone. La funzione è in arrivo.
• Nessun pagamento online, né caparra né acconto.
• Nessuna email di conferma al momento della prenotazione: c'è la conferma a schermo e poi il promemoria via email, se il cliente ha lasciato l'indirizzo.
• Niente SMS o WhatsApp automatici (in arrivo); i pulsanti Chiama e WhatsApp della vetrina aprono semplicemente il telefono o la chat del salone.
• Nel pannello non si crea ancora un appuntamento cliccando sull'agenda (in arrivo): le prenotazioni nascono dalla vetrina.

Domande frequenti

Il cliente deve scaricare un'app per prenotare?

No. Il cliente apre il link del salone dal browser del telefono e prenota. Se vuole, aggiunge la vetrina alla schermata Home: si apre come un'app con nome, icona e colori del salone, senza passare dagli store.

Come fa il sistema a sapere quali orari sono liberi?

Un orario viene proposto solo se, per tutta la durata dei servizi scelti più il buffer, l'operatore è in turno, fuori pausa, senza altri appuntamenti o blocchi e il salone non è chiuso. Contano anche il preavviso minimo e il passo tra gli orari impostati in Impostazioni › Prenotazioni.

Posso controllare le prenotazioni prima che entrino in agenda?

Sì. Se spegni la conferma automatica in Impostazioni › Prenotazioni, le prenotazioni online entrano come Da confermare e il cliente legge «Il salone ti confermerà a breve». Le approvi dall'agenda con Conferma. Saloon però non invia un messaggio al cliente quando confermi.

Ci sono commissioni sulle prenotazioni online?

No. Saloon ha un canone fisso e nessuna commissione sulle prenotazioni, che arrivino dalla bio di Instagram, da Google Maps o da un QR in salone. Si parte con 14 giorni di prova.

Il cliente può prenotare più servizi insieme?

Sì. Al passo «Cosa ti serve?» sceglie uno o più servizi nello stesso appuntamento e vede il totale di minuti e prezzo. Al passo «Con chi?» compaiono solo gli operatori che eseguono tutti i servizi scelti.

Il cliente può disdire o spostare online?

Non ancora: la disdetta online è in arrivo. Oggi per disdire o spostare il cliente chiama il salone, e il promemoria via email riporta il numero. Lo spostamento lo fai tu trascinando l'appuntamento in agenda.

Inizia

Il modo più rapido per capire è provarla: apri la vetrina demo dal telefono e fai una prenotazione vera nel salone di esempio. Quando sei pronto, prova Saloon gratis per 14 giorni. Per una mano a configurare servizi e orari, scrivici.

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