Prenotazioni in barberia: meno DM, ogni cliente con il suo barbiere

Sono le dieci di sera e il telefono vibra ancora: «Bro, domani c'è posto?», «Sabato mattina con Luca si può?», un vocale di quaranta secondi per chiedere un taglio e barba. In barberia le prenotazioni arrivano soprattutto in DM su Instagram e su WhatsApp, e ognuna vuole una risposta, un controllo sull'agenda e spesso due o tre messaggi avanti e indietro prima di trovare l'orario giusto.

Il problema non è solo il tempo perso col telefono in mano. È che in barberia il cliente non prenota "un taglio": prenota il suo barbiere. Chi va da Luca vuole Luca, conosce la sfumatura che gli fa e non ha voglia di ricominciare con un altro. Se l'agenda non tiene conto di chi lavora quando, la risposta giusta richiede ogni volta di chiedere al collega o di sfogliare il quaderno.

Un'app per le prenotazioni del barbiere serve a spostare questo lavoro dal tuo telefono a quello del cliente: lui sceglie servizio, barbiere e orario tra quelli davvero liberi, e tu ritrovi l'appuntamento già scritto nella colonna giusta.

Perché i DM non funzionano come agenda

Instagram è il posto giusto per farsi trovare, ma è un pessimo posto per gestire l'agenda:

• ogni richiesta è una conversazione: "a che ora?", "e alle 17?", "allora alle 17:30", e intanto qualcun altro ha preso quell'orario;
• il barbiere di fiducia non si vede: chi risponde ai messaggi deve sapere a memoria i turni di tutti, i giorni liberi e chi è in ferie;
• la sera è il momento dei messaggi: il cliente scrive quando ha finito di lavorare, cioè quando tu hai chiuso;
• i doppioni: due barbieri rispondono a due clienti diversi per lo stesso orario, o lo stesso cliente scrive a due persone;
• nessuna memoria: chi ha saltato l'ultimo appuntamento senza avvisare riscrive come se niente fosse.

Il risultato è un'agenda piena di buchi a metà mattina e di sovrapposizioni il sabato. Il quadro generale della prenotazione online per chi lavora su appuntamento è nella guida sulla prenotazione online per parrucchieri; qui guardiamo cosa cambia in una barberia.

Come funziona con Saloon: dal link in bio all'agenda

Saloon dà alla barberia una vetrina con il suo indirizzo, del tipo saloon.uxio.it/nome-barberia. È il link da mettere nella bio di Instagram, su Google Maps e in un QR vicino alla cassa.

La vetrina dal telefono: servizi, prezzi, team e il pulsante Prenota ora.

Il cliente apre il link e vede servizi con durata e prezzo divisi per categoria, il team con il ruolo di ciascuno, gli orari, l'indirizzo e i pulsanti Chiama e WhatsApp se la barberia ha indicato i numeri. Poi tocca Prenota ora e segue quattro passi:

1. Cosa ti serve? Sceglie uno o più servizi nello stesso appuntamento, per esempio Taglio classico e Barba, e vede il totale in minuti e in euro.
2. Con chi? Sceglie il barbiere. Vede solo chi esegue tutti i servizi scelti: se la rasatura col panno caldo la fa solo Marco, chi la seleziona trova solo Marco.
3. Quando? Sceglie giorno e orario tra quelli liberi di quel barbiere, non del negozio in generale.
4. Ultimo passo. Nome, cognome, telefono, email e note facoltative, poi Conferma prenotazione. Riceve a schermo un codice prenotazione.

Il cliente sceglie il suo barbiere prima di vedere gli orari.

La prenotazione finisce nell'Agenda del pannello, nella colonna di quel barbiere. Il cliente viene aggiunto da solo all'elenco Clienti, riconosciuto dal numero di telefono: chi prenota per la decima volta non crea una scheda nuova.

Si apre come un'app, con il nome della barberia

Dal telefono il cliente può aggiungere la vetrina alla schermata Home. Da quel momento ha un'icona con il nome e i colori della barberia accanto alle altre app, e quando la tocca si apre direttamente la vostra pagina, a schermo intero. Niente store, niente download, niente account da creare.

Cosa preparare nel pannello

Perché gli orari proposti siano quelli veri, Saloon deve sapere chi fa cosa e quando:

1. In Catalogo › Servizi inserisci il listino: Taglio classico, Taglio + Barba, Barba, Rasatura. Per ognuno, nel tab Durata & Prezzo, indichi durata, Buffer dopo il servizio (il tempo per pulire la postazione e cambiare il telo) e prezzo.
2. Nel tab Operatori del servizio scegli gli Operatori abilitati. Il ragazzo appena arrivato che non fa ancora le barbe non comparirà per quel servizio.
3. In Team › Staff apri ogni barbiere: ruolo (per esempio Barbiere), colore in agenda e, nel tab Orari, se Segue gli orari del negozio o ha Turni personali con il suo giorno di Riposo.
4. In Orari › Blocchi chiudi una fascia per un solo barbiere, per esempio il martedì pomeriggio che Luca è a un corso: i suoi orari spariscono online, quelli dei colleghi restano.
5. In Impostazioni › Prenotazioni scegli il Preavviso minimo, ogni quanto proporre gli orari (Orari proposti ogni) e se la Conferma automatica è accesa.

Esempio: il sabato di una barberia con tre barbieri

Un esempio con orari inventati, per vedere cosa succede quando ognuno ha il suo turno:

Il cliente di Luca che vuole il sabato pomeriggio non trova orari, e non c'è bisogno di spiegarglielo in chat: vede da solo quando Luca c'è e sceglie un altro giorno.

Per chi è

• Barberie con 2-5 barbieri dove ogni cliente ha il suo e i turni non coincidono.
• Il titolare che taglia e non può rispondere ai DM con le forbici in mano.
• Il barbiere da solo che vuole smettere di passare la serata sulle chat. Con un solo operatore il passo «Con chi?» mostra soltanto lui.

Il confronto con le alternative

Chi non si presenta

In barberia il no-show pesa: un buco di 45 minuti il sabato non si recupera. In agenda, quando un cliente non arriva, si apre il suo appuntamento e si sceglie Non presentato: la mancata presentazione si somma sulla sua scheda. Dopo due o tre volte puoi accendere Cliente bloccato e lui non potrà più prenotare dalla vetrina con quel numero. Le altre leve, dal preavviso al promemoria, sono nella guida su come ridurre i no-show.

Cosa Saloon non fa (ancora)

Meglio saperlo prima:

• il promemoria è solo via email; SMS e WhatsApp sono in arrivo, e non c'è un messaggio di conferma al momento della prenotazione;
• il cliente non può ancora disdire o spostare online: nell'email di promemoria trova il numero della barberia per avvisare;
• nel pannello oggi non si crea un appuntamento cliccando sull'agenda: per una telefonata o un cliente al banco si prenota dalla vetrina al posto suo. In agenda gli appuntamenti si spostano trascinandoli, come racconta la guida sull'agenda appuntamenti;
• niente cassa, scontrini, pagamenti o caparre online, niente vendita di prodotti, gift card o tessere fedeltà;
• non è un'app da store: è una web app che il cliente aggiunge alla Home.

Domande frequenti

Il cliente deve scaricare un'app per prenotare dal barbiere?

No. Il cliente apre il link della barberia dal browser del telefono e prenota. Se vuole, aggiunge la vetrina alla schermata Home: da lì si apre come un'app con il nome, l'icona e i colori della barberia, senza passare dall'App Store o da Google Play.

Il cliente può scegliere il barbiere che preferisce?

Sì, anzi deve farlo: nel passo «Con chi?» sceglie il barbiere tra quelli che eseguono tutti i servizi selezionati, e nel passo «Quando?» vede solo gli orari liberi di quel barbiere, calcolati sui suoi turni, sulle pause e sugli appuntamenti già presi.

Come gestisco chi continua a scrivere su Instagram o WhatsApp?

Rispondi con il link della vetrina, lo stesso che metti nella bio di Instagram. Se un cliente preferisce telefonare, chi è in negozio può prenotare dalla vetrina al posto suo: l'appuntamento entra nella colonna del barbiere come tutti gli altri.

Posso impedire di prenotare online a chi non si presenta?

Sì. Nella scheda del cliente, tab Stato, accendi «Cliente bloccato» e scrivi il motivo. Quando quel numero prova a prenotare dalla vetrina compare «Non è possibile prenotare online con questo numero» e l'appuntamento non viene creato. Il cliente può comunque venire in negozio.

Saloon manda un messaggio WhatsApp di promemoria?

Non ancora: oggi il promemoria è solo via email, automatico, per gli appuntamenti confermati dei clienti che hanno lasciato l'email. Promemoria via SMS e WhatsApp sono in arrivo. La vetrina però mostra il pulsante WhatsApp della barberia, se il numero è indicato.

Si paga una commissione su ogni prenotazione?

No. Saloon ha un canone fisso e nessuna commissione sulle prenotazioni, che arrivino da Instagram, da Google Maps o dal QR al banco. Si può provare gratis per 14 giorni.

Inizia

Il modo più veloce per capire se fa per la tua barberia è prenotare come un cliente: apri la vetrina demo, scegli Taglio + Barba, un barbiere e un orario. Poi prova Saloon gratis per 14 giorni con i tuoi servizi e il tuo team, oppure scrivici se hai dubbi su come impostare turni e servizi.

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