L'agenda del salone condivisa dal team, senza doppie prenotazioni

Sul bancone c'è l'agenda di carta, aperta sul sabato, piena di cancellature a matita. Una collaboratrice ha segnato una piega alle 11 nella colonna sbagliata, la reception ha preso al telefono un colore alle 11:30 sulla stessa persona, e alle 11:15 ci si accorge che la stessa poltrona è promessa a due clienti. Nel frattempo qualcuno chiede «Sara è libera alle quattro?» e bisogna contare le righe.

Un'agenda appuntamenti per parrucchiere deve rispondere in un colpo d'occhio a tre domande: chi è libero, quando, e per quanto. Con la carta si risponde solo se la scrittura è chiara e nessuno ha dimenticato di cancellare uno spostamento. Con un calendario generico sul telefono si risponde peggio, perché non sa chi esegue quale servizio né quanto dura.

Qui vediamo com'è fatta l'agenda di Saloon, cosa si fa durante la giornata e cosa non fa ancora.

Da dove nascono le doppie prenotazioni

• più mani sulla stessa agenda: chi risponde al telefono, chi in negozio, chi da WhatsApp, ognuno con i suoi appunti;
• durate a occhio: un colore segnato come "un'ora" che ne dura due, e l'appuntamento dopo si sovrappone;
• turni non scritti: la collaboratrice che il giovedì entra alle 14 ma in agenda la sua colonna sembra libera dalle 9;
• spostamenti a metà: si scrive il nuovo orario e si dimentica di cancellare il vecchio.

Il problema non è la disattenzione: è che l'agenda di carta non controlla nulla. Accetta qualsiasi cosa ci scrivi.

Com'è fatta l'agenda di Saloon

Dal menu apri Agenda: mostra la giornata con una colonna per ogni operatore attivo. Ogni appuntamento riporta il nome del cliente e i servizi, ha il colore dell'operatore e occupa lo spazio esatto della sua durata, buffer compreso. Gli appuntamenti annullati restano visibili in grigio, così sai cosa è saltato.

Una colonna per operatore: chi è libero si vede senza contare le righe.

La durata non la scrivi a mano: nasce dal listino in Catalogo › Servizi, dove ogni servizio ha Durata e Buffer dopo il servizio (il tempo di riordino, bloccato in agenda ma non venduto). Un appuntamento con piega e colore occupa la somma dei due servizi più i rispettivi buffer.

La giornata in reception, passo per passo

1. Apertura. Apri Agenda sulla giornata. Gli appuntamenti Da confermare (prenotazioni online in attesa, se hai spento la conferma automatica) li approvi cliccandoli e scegliendo Conferma.
2. Arriva il cliente. Clicca l'appuntamento e scegli Cliente arrivato: lo stato passa a In negozio.
3. Fine servizio. Scegli Completa: Saloon aggiorna da solo la scheda del cliente con appuntamenti, speso e ultima visita.
4. Imprevisti. Un cliente in ritardo che chiede un altro orario? Trascini l'appuntamento più avanti o nella colonna di un collega. Uno che non arriva? Non presentato, con una conferma prima. Una disdetta al telefono? Annulla, indicando il motivo se vuoi.
5. Telefonate. Per chi chiama, prenoti dalla vetrina del salone mentre parli: l'appuntamento appare nella colonna dell'operatore scelto, con gli stessi controlli di disponibilità della prenotazione online.

Cliccando un appuntamento, Dettagli mostra cliente e telefono, data e ora, operatore, stato, origine (per esempio Prenotazione online), totale, servizi e le note: quelle lasciate dal cliente e quelle interne del salone.

Azioni e stati: quale pulsante compare quando

Il menu mostra solo le azioni che hanno senso per lo stato attuale:

Un dettaglio che conta per le doppie prenotazioni: Da confermare, Confermato, In negozio e Completato occupano l'operatore; Non presentato e Annullato no. Se annulli un appuntamento delle 16, quell'orario torna prenotabile.

Il controllo dei conflitti

Quando trascini un appuntamento, Saloon verifica che nella nuova posizione l'operatore sia in turno, fuori pausa, senza altri appuntamenti o blocchi per tutta la durata. Se qualcosa non torna, l'appuntamento resta dov'era e compare Spostamento non riuscito. Un esempio con orari inventati:

Turni personali, riposi e blocchi del singolo operatore si impostano come spiegato nella guida alla gestione dei turni dello staff.

I blocchi tolgono una fascia all'operatore o a tutto il salone, anche dall'agenda.

Chi vede l'agenda: i ruoli

Ogni salone parte con quattro ruoli modificabili: Titolare (tutto), Manager (agenda, clienti, servizi, orari, report), Reception (agenda e clienti) e Operatore. Chi lavora in più sedi può avere un ruolo diverso in ognuna: come si gestiscono più saloni è nella guida al gestionale per più sedi.

Ruoli diversi per titolare, reception e collaboratori.

Carta, WhatsApp, calendario generico, Saloon

Limiti onesti

• Non si crea un appuntamento cliccando sull'agenda del pannello: la funzione è in arrivo. Oggi si prenota dalla vetrina, anche per conto del cliente al telefono.
• In agenda gli appuntamenti si spostano ma non si allungano trascinandone il bordo.
• La vista è quella del giorno, con le colonne degli operatori.
• La postazione dell'operatore è un campo descrittivo: poltrone e cabine non sono risorse prenotabili.
• Nessuna cassa o scontrino: Completa chiude l'appuntamento e aggiorna i numeri, non emette documenti fiscali.

Domande frequenti

Come si sposta un appuntamento nell'agenda?

Lo trascini su un altro orario o nella colonna di un altro operatore. Saloon controlla che lo spazio sia libero per tutta la durata: se l'operatore è occupato, in pausa o fuori orario compare «Spostamento non riuscito» e l'appuntamento torna al suo posto; altrimenti compare «Appuntamento spostato».

Si può creare un appuntamento cliccando sull'agenda?

Non ancora: la creazione diretta dall'agenda del pannello è in arrivo. Oggi gli appuntamenti nascono dalla vetrina del salone; quando un cliente telefona, chi è in reception prenota per lui dalla stessa vetrina e l'appuntamento compare subito nella colonna dell'operatore.

Cosa significano gli stati dell'appuntamento?

Da confermare è una prenotazione online in attesa di approvazione, Confermato è un appuntamento valido, In negozio vuol dire che il cliente è arrivato, Completato che il servizio è eseguito. Non presentato e Annullato chiudono l'appuntamento senza servizio, e l'orario non occupa più l'operatore.

Più persone possono usare la stessa agenda?

Sì. Ogni membro del team entra con il suo account e un ruolo del salone: Titolare, Manager, Reception od Operatore, con permessi modificabili. Tutti lavorano sulla stessa agenda aggiornata, senza fogli da ricopiare.

Posso allungare un appuntamento se il colore richiede più tempo?

Trascinando il bordo no: in agenda gli appuntamenti si spostano, non si allungano. La durata nasce dai servizi del listino, quindi se un servizio richiede di solito più tempo conviene correggerne la durata o il buffer in Catalogo › Servizi.

Inizia

Per vedere come un appuntamento arriva in agenda, prenota sulla vetrina demo del salone di esempio. Poi prova Saloon gratis per 14 giorni con il tuo team: canone fisso, nessuna commissione sulle prenotazioni. Per passare dall'agenda di carta con il listino già pronto, scrivici.

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