Promemoria degli appuntamenti senza scrivere a ogni cliente la sera prima

Sono le nove di sera, il salone è chiuso da un'ora e tu sei sul divano a scorrere l'agenda di domani: «Ciao Giulia, ti ricordo domani alle 15 taglio e colore». Poi il messaggio a Marco, a Francesca, a chi ha la barba alle 9. Quindici messaggi, qualche risposta da gestire, e il giorno dopo uno salta lo stesso perché il messaggio non l'ha letto.

Il promemoria dell'appuntamento è la cosa più semplice per ridurre le dimenticanze, ma fatto a mano ha due difetti: dipende da chi se ne ricorda e si mangia il tempo libero di chi lavora tutto il giorno in piedi. Quando la sera sei stanca, salta proprio il promemoria più importante.

Questa guida spiega come funziona il promemoria automatico di Saloon, quando parte esattamente, cosa legge il cliente e i casi in cui non arriva, così sai cosa aspettarti e cosa resta da fare a te.

Perché il promemoria a mano non regge

• dipende da una persona: se chi lo manda è in ferie o malata, nessuno lo fa;
• non ha un orario fisso: un giorno parte alle 18, un giorno alle 23, un giorno no;
• si perde tra le chat: il messaggio finisce in mezzo ai vocali e alle foto, e la risposta "ok" non dice nulla sull'orario;
• non lascia traccia: il giorno dopo non sai se a quel cliente l'avevi scritto o no.

Un promemoria automatico risolve proprio questi punti: stesso anticipo per tutti, un solo invio per appuntamento, nessuno che debba ricordarsene.

Come funziona il promemoria in Saloon

1. Scegli l'anticipo. In Impostazioni › Prenotazioni, nel campo Promemoria via email, scegli tra 2 ore prima, 12 ore prima, 1 giorno prima, 2 giorni prima, 3 giorni prima o Non inviare. Premi Salva impostazioni. La pagina la vede chi ha il permesso di modificare le impostazioni del salone, di base il titolare.

L'anticipo del promemoria si sceglie una volta e vale per tutto il salone.

2. Fai lasciare l'email. Nella prenotazione online il campo si chiama Email (facoltativa): chi non la scrive non riceve il promemoria. Per i clienti abituali puoi aggiungerla tu nella scheda, tab Identità. Dall'elenco Clienti vedi a colpo d'occhio telefono, appuntamenti e ultima visita di ciascuno.

Dall'elenco clienti apri la scheda e completi l'email di chi non l'ha lasciata.

3. Conferma gli appuntamenti. Il promemoria parte solo per gli appuntamenti Confermati. Se hai la conferma automatica accesa, le prenotazioni online lo sono già; se è spenta, entrano Da confermare e devi premere Conferma dall'agenda.
4. Saloon fa il resto. Ogni quarto d'ora controlla gli appuntamenti in arrivo e, quando uno entra nella finestra scelta, invia l'email. Ogni appuntamento riceve al massimo un promemoria.

Cosa legge il cliente

L'oggetto è «Promemoria:» seguito da giorno, ora e nome del salone. Nel testo:

• il saluto con il nome del cliente;
• giorno e ora dell'appuntamento;
• i servizi prenotati e l'operatore («Con: Sara Conti»);
• l'indirizzo del salone, se compilato;
• la frase «Se non puoi venire avvisaci al» con il telefono del salone, se compilato;
• il pulsante Apri la pagina del salone, che porta alla vetrina.

È un messaggio corto e senza pubblicità: il consenso a promozioni non serve, perché il promemoria riguarda un appuntamento che il cliente ha preso.

Quando parte davvero: tre casi d'esempio

Prendiamo un salone con anticipo 1 giorno prima (gli orari sono di esempio):

Il secondo caso è utile da sapere: chi prenota all'ultimo riceve il promemoria quasi subito, e per lui fa le veci di una conferma scritta.

Quale anticipo scegliere

Non c'è una regola fissa; dipende da come lavorate. Una traccia:

• 2 ore: va bene per una barberia con tagli brevi e clienti di zona, dove si prenota spesso in giornata;
• 12 ore: un buon compromesso se molti appuntamenti sono la mattina presto;
• 1 giorno: la scelta più comune per piega, colore e trattamenti, lascia il tempo di avvisare e di dare l'orario a un altro;
• 2 o 3 giorni: utile per servizi lunghi o da preparare, come colorazioni complesse o trattamenti estetici impegnativi.

L'anticipo è uno solo per salone. Se hai servizi molto diversi, scegli quello che protegge gli appuntamenti più lunghi: un'ora e mezza di colore persa pesa più di un taglio.

Promemoria a mano, WhatsApp, gestionale generico, Saloon

Limiti onesti

• Solo email: niente SMS e WhatsApp per ora (sono in arrivo). Se la tua clientela non lascia l'email, il promemoria automatico copre solo una parte degli appuntamenti.
• Nessuna email di conferma al momento della prenotazione: il cliente vede la conferma a schermo con il codice prenotazione.
• Un solo invio per appuntamento: se sposti un appuntamento dopo che il promemoria è partito, Saloon non ne manda un secondo con il nuovo orario. In quel caso avvisa tu il cliente.
• Niente disdetta online: il cliente avvisa al telefono indicato nell'email. La disdetta dalla vetrina è in arrivo.
• Il messaggio non è personalizzabile dal pannello.

Se il tuo obiettivo è ridurre le assenze, il promemoria è solo un pezzo: il resto (contare chi salta e bloccarlo online) è nella guida su come ridurre i no-show. Perché l'email ci sia, conviene che la prenotazione arrivi dalla vetrina: vedi la guida alla prenotazione online. Per completare i dati di chi prenota per telefono, la scheda cliente.

Domande frequenti

Quanto prima mandare il promemoria dell'appuntamento?

Per la maggior parte dei servizi da salone il giorno prima è un buon punto di partenza: il cliente ha tempo per avvisare e il salone per riempire l'orario. In Saloon scegli tra 2 ore, 12 ore, 1, 2 o 3 giorni prima, oppure Non inviare. L'anticipo vale per tutto il salone, non per singolo servizio.

Il promemoria arriva via SMS o WhatsApp?

No, oggi Saloon invia il promemoria solo via email. SMS e WhatsApp sono in arrivo. Per i clienti che non hanno lasciato un indirizzo email il promemoria non parte, e resta da fare a mano.

Perché un cliente non ha ricevuto il promemoria?

Controlla quattro cose: che nella sua scheda ci sia un'email, che l'appuntamento sia Confermato e non Da confermare, che in Impostazioni › Prenotazioni il promemoria non sia su Non inviare e che non fosse già stato inviato per quell'appuntamento. Il controllo gira ogni quarto d'ora, quindi può esserci qualche minuto di scarto.

Il cliente riceve un'email di conferma quando prenota?

No, Saloon non manda un'email al momento della prenotazione: il cliente vede la conferma sullo schermo con il codice prenotazione. Il primo messaggio che riceve è il promemoria, che parte con l'anticipo scelto. Se prenota quando l'appuntamento è già dentro quella finestra, il promemoria parte al controllo successivo.

Il cliente può disdire dal promemoria?

Non ancora online. L'email contiene la frase «Se non puoi venire avvisaci al» con il telefono del salone e un pulsante per aprire la pagina del salone. La disdetta online da parte del cliente è in arrivo.

Inizia

Guarda dal lato del cliente il passo Ultimo passo con il campo email sulla vetrina demo. Poi prova Saloon gratis per 14 giorni, con canone fisso e nessuna commissione sulle prenotazioni. Per domande sul promemoria, scrivici.

Le altre guide per organizzare il salone sono in tutte le guide.