La formula colore non deve stare su un quaderno

"Che colore le avevamo fatto l'ultima volta?" In molti saloni la risposta è in un quaderno ad anelli vicino al lavatesta, con le pagine macchiate di ossidante e le formule scritte di fretta. Oppure è nella memoria di una sola collaboratrice: finché c'è lei va tutto bene, poi va in maternità o apre il suo salone e con lei se ne va mezzo archivio.

Lo stesso vale per tutto il resto che fa la differenza al lavatesta: la cliente che ha la cute sensibile, quella che vuole la riga a destra, il signore che il taglio lo vuole sempre "come la volta scorsa". Sono informazioni piccole, ma sono quelle che fanno tornare una persona.

Una scheda cliente da parrucchiere ben tenuta risolve il problema solo se è nello stesso posto in cui gestisci gli appuntamenti e se i numeri, visite, spesa, assenze, si aggiornano da soli. Altrimenti diventa un secondo quaderno da compilare.

Perché le schede cartacee non reggono

Il quaderno funziona finché il salone è piccolo e chi lo compila è sempre la stessa persona. I problemi arrivano dopo:

• Si scrive di fretta e non si rilegge. Una formula senza data non dice se è quella di marzo o quella di due anni fa.
• Non si cerca. Trovare "Rossi" tra trecento pagine mentre la cliente aspetta al lavatesta non è realistico.
• I numeri non ci sono. Quante volte è venuta quest'anno, quanto ha speso, se ha già saltato un appuntamento: sul quaderno non lo sa nessuno.
• Non segue la prenotazione. Se la cliente prenota da Instagram o al telefono, qualcuno deve ricordarsi di aprire la sua pagina prima che arrivi.

Anche i moduli online da stampare o compilare, quelli che si trovano cercando "scheda cliente parrucchiere", hanno lo stesso limite: raccolgono i dati una volta, ma non sanno nulla delle visite successive.

Come funziona la scheda cliente in Saloon

In Saloon la rubrica si trova in Clienti e ogni scheda ha quattro tab.

1. Identità: nome, cognome, telefono, email, data di nascita. Il telefono è il campo che userai davvero, perché è quello con cui il cliente viene riconosciuto.
2. Scheda: il campo Note interne, pensato proprio per "formula colore, allergie, preferenze: quello che l'operatore deve ricordare e il cliente non vede mai", e l'interruttore Consenso a promozioni e comunicazioni.
3. Storico: Appuntamenti completati, Mancate presentazioni e Speso in totale, aggiornati in automatico alla chiusura di ogni appuntamento.
4. Stato: Cliente bloccato con il Motivo del blocco, per chi salta gli appuntamenti senza avvisare.

Le note interne restano al team: il cliente non le vede mai.

La scheda nasce da sola

Non devi ricopiare nessuno. Chi prenota dalla vetrina compila nome, cognome e telefono (l'email è facoltativa) e viene aggiunto da solo alla rubrica. Se torna a prenotare con lo stesso numero, Saloon lo riconosce: non nasce un doppione e la scheda si aggiorna con l'email se prima mancava. I clienti abituali che chiamano sempre si possono aggiungere a mano dall'elenco, con il pulsante per creare un nuovo cliente.

Lo storico si riempie mentre lavori

Il tab Storico non si compila: i suoi campi sono in sola lettura. Quando in agenda apri un appuntamento e premi Completa, Saloon aggiunge uno agli appuntamenti completati, somma il totale dell'appuntamento allo speso e aggiorna l'ultima visita. Quando premi Non presentato, aggiunge una mancata presentazione.

Numeri aggiornati da soli quando chiudi gli appuntamenti in agenda.

Il punto da tenere a mente è uno solo: lo storico è affidabile quanto la chiusura degli appuntamenti. Se a fine giornata gli appuntamenti restano su Confermato, la scheda non si muove.

Cosa scrivere nelle note interne: un modello

Le note sono un campo di testo libero, quindi conviene darsi una regola comune a tutto il team. Questo è un esempio di come organizzarle, con la riga più recente in cima:

12/10 – Colore: 6.3 + 7.43 (1:1), oss. 20 vol, posa 35'. Lunghezze: gloss 8.3.
12/10 – Taglio: scalato, frangia lunga di lato. Riga a destra.
03/09 – Test sensibilità fatto, nessuna reazione.
Allergie / cute: cute sensibile alla nuca, niente prodotti profumati.
Preferenze: piega mossa, acqua tiepida, preferisce non parlare durante la posa.

Qualche consiglio pratico:

• Data sempre davanti. Il campo è uno solo: la data è ciò che trasforma la nota in uno storico delle formule.
• Formula completa. Toni, proporzioni, ossidante e tempo di posa: deve poterla rifare anche una collega che quella cliente non l'ha mai vista.
• Allergie in una riga a parte, ben visibile. Sono dati delicati: annota solo quello che serve per lavorare in sicurezza.
• Niente giudizi. Scrivi come se la cliente potesse leggerlo, anche se non lo vedrà.

Per i centri estetici vale lo stesso schema: zona trattata, prodotto, reazioni, intervallo consigliato tra le sedute.

L'elenco clienti come strumento di lavoro

L'elenco Clienti non è solo una rubrica. Le colonne Telefono, Appuntamenti, No show, Speso, Ultima visita e Bloccato si possono ordinare, e il cliente si cerca per nome, cognome o numero.

L'elenco si ordina per spesa, visite, no-show o ultima visita.

Tre usi che con il quaderno non avevi:

• Ordinare per Speso per vedere chi sono i clienti che contano di più per il salone.
• Ordinare per Ultima visita per accorgerti di chi non torna da mesi.
• Filtrare i Bloccati o per Consenso marketing, per sapere a chi puoi scrivere una comunicazione e a chi no.

Se le mancate presentazioni sono un problema, la colonna No show e il blocco della prenotazione online sono spiegati nella guida su come ridurre i no-show. L'email in scheda serve anche per i promemoria degli appuntamenti: senza email il promemoria non parte.

Note del cliente e note interne: non confonderle

Ci sono due tipi di note e stanno in posti diversi:

Quando una richiesta del cliente diventa un'abitudine, copiala nelle note interne: l'appuntamento passa, la scheda resta.

Rispetto alle alternative di oggi

Se hai più saloni, la scheda si può portare da una sede all'altra con le note: lo spieghiamo nella guida sul gestionale per più sedi.

Cosa la scheda cliente di Saloon non fa

• Non ha una cartella colore con una riga per appuntamento: c'è un unico campo Note, da tenere datato.
• Non permette di allegare foto del prima e dopo.
• Non importa le schede da un altro gestionale né le esporta in un file: i clienti abituali si inseriscono a mano, gli altri arrivano con le prenotazioni.
• Non invia auguri di compleanno, campagne o messaggi promozionali, anche se la data di nascita e il consenso sono in scheda.
• Non gestisce fidelity, pacchetti, gift card o vendita di prodotti.

Domande frequenti

Cosa scrivere nella scheda cliente del parrucchiere?

Quello che serve per rifare lo stesso lavoro senza chiedere: formula colore con marca, tono, ossidante e tempo di posa, data dell'ultimo test di sensibilità, allergie o cute sensibile, preferenze su taglio e piega. Conviene iniziare ogni riga con la data della visita, così la scheda diventa anche uno storico delle formule.

Il cliente vede le note della sua scheda?

No. Le Note interne della scheda servono al team e il cliente non le vede mai, né nella vetrina né nei promemoria. Le note che il cliente scrive quando prenota restano invece sull'appuntamento e compaiono in agenda come Note del cliente.

Devo inserire i clienti a mano?

No, chi prenota dalla vetrina viene aggiunto da solo alla rubrica ed è riconosciuto dal numero di telefono: se prenota di nuovo con lo stesso numero non nasce un doppione. I clienti abituali che non prenotano online si possono aggiungere a mano dall'elenco Clienti.

Come si aggiorna lo storico del cliente?

In automatico. Quando in agenda segni un appuntamento come Completa, aumentano gli appuntamenti completati, il totale speso e si aggiorna l'ultima visita; quando lo segni Non presentato aumentano le mancate presentazioni. I numeri del tab Storico non si modificano a mano.

Posso salvare una formula diversa per ogni visita?

La scheda ha un unico campo Note, non una cartella colore con una riga per appuntamento. Il modo pratico è scrivere una riga datata per ogni visita in cui cambi la formula, con la più recente in cima: chi apre la scheda vede subito l'ultima e può risalire alle precedenti.

A cosa serve il consenso a promozioni e comunicazioni?

Registra se il cliente ha accettato di ricevere comunicazioni promozionali; senza consenso riceve solo i promemoria degli appuntamenti. Il cliente può darlo spuntando la casella quando prenota online, oppure lo segni tu nella scheda. Saloon oggi non invia campagne: il consenso resta registrato per quando ti servirà.

Inizia

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