Agenda del centro estetico: ogni trattamento con la sua durata e il suo riordino

Una pulizia viso dura un'ora, una ceretta gambe intere quaranta minuti, un trattamento corpo con bendaggio quasi due ore. In un centro estetico l'agenda non è fatta di slot tutti uguali: ogni trattamento occupa un tempo diverso, e dopo molti serve rifare il lettino, cambiare la carta, sanificare gli strumenti. Se quel tempo non è scritto da nessuna parte, la cliente successiva aspetta in sala.

Poi c'è chi sa fare cosa. La laminazione ciglia la fa solo una collega, il massaggio decontratturante un'altra; l'apprendista fa manicure e cerette ma non ancora i trattamenti viso. Al telefono lo sa chi risponde, se è la persona giusta. Online, un sistema che non lo sa propone orari che poi bisogna spostare.

Un software di prenotazione per centri estetici deve tenere insieme queste tre cose: durata del trattamento, tempo di riordino e operatrice abilitata, più le pause e i turni di ognuna. Vediamo come lo fa Saloon, con un esempio di giornata e i limiti da conoscere prima di partire.

Perché l'agenda del centro estetico si inceppa

I problemi tipici, quando l'agenda è di carta o su un calendario condiviso:

• durate a occhio: si scrive "viso 15:00" e si spera che finisca in tempo per la ceretta delle 16:00;
• riordino dimenticato: dieci minuti tra un trattamento e l'altro non sembrano niente, ma su otto appuntamenti fanno più di un'ora;
• abilitazioni a memoria: la reception prende un appuntamento di laminazione nel giorno libero dell'unica collega che la fa;
• pause saltate: la pausa pranzo dell'operatrice viene riempita "solo per stavolta";
• combinazioni: la cliente vuole ceretta e manicure nella stessa visita, e serve qualcuno che le faccia entrambe.

Come lo risolve Saloon

1. Un servizio per ogni trattamento, con durata e buffer

In Catalogo › Servizi crei i trattamenti, raggruppati in categorie (per esempio Viso, Corpo, Epilazione, Mani e piedi): le categorie sono quelle che la cliente vede nella vetrina. Nel tab Durata & Prezzo di ogni servizio indichi:

• Durata, in minuti;
• Buffer dopo il servizio, il tempo di riordino che resta bloccato in agenda ma non viene venduto;
• Prezzo, che compare in vetrina e nel totale dell'appuntamento.

Durata, buffer di riordino e prezzo si impostano trattamento per trattamento (nella demo è un servizio da barbiere).

La cliente vede la durata vera del trattamento; Saloon, per decidere se un orario è libero, conta durata più buffer. Se sceglie due trattamenti nello stesso appuntamento, durate e buffer si sommano.

2. Le operatrici abilitate

Nel tab Operatori dello stesso servizio scegli gli Operatori abilitati. Solo loro compaiono nella prenotazione online per quel trattamento. Lo stesso legame si vede dalla parte dell'operatrice, in Team › Staff, tab Servizi.

Solo le persone abilitate compaiono online per quel trattamento.

Quando la cliente sceglie più trattamenti, nel passo Con chi? vede solo chi li esegue tutti. Se nessuna operatrice fa quella combinazione, Saloon lo dice chiaramente e suggerisce di prenotarli separatamente: niente appuntamenti impossibili da onorare.

3. Turni, pause e chiusure

• In Orari › Settimana tipo imposti apertura, chiusura e pausa di ogni giorno del centro.
• Nella scheda dell'operatrice, tab Orari, spegni Segue gli orari del negozio se ha un orario suo e compili i Turni personali: inizio, fine, Pausa da e Pausa a, oppure Riposo. Come organizzare i turni di tutto il team è spiegato nella guida sulla gestione dei turni dello staff.
• In Orari › Blocchi chiudi una fascia per una sola operatrice (un corso, una visita) o per tutto il centro (la manutenzione di un macchinario, una riunione).
• In Orari › Chiusure inserisci ferie e festività con Dal, Al e motivo.

Un blocco può valere per tutto il centro o per una sola persona.

4. La cliente prenota da sola

Il link della vetrina va sul profilo Instagram, su Google Maps e sul biglietto da visita. La cliente sceglie i trattamenti (Cosa ti serve?), l'operatrice (Con chi?), giorno e orario (Quando?) e lascia i suoi dati nell'Ultimo passo. Un orario compare solo se, per tutta la durata più il buffer, l'operatrice è in turno, fuori pausa, senza altri appuntamenti o blocchi e il centro è aperto. Il flusso completo della prenotazione online è nella guida sulla prenotazione online.

Se preferisci controllare ogni richiesta, in Impostazioni › Prenotazioni spegni la Conferma automatica: le prenotazioni entrano come Da confermare e le approvi dall'agenda con Conferma.

Esempio: un pomeriggio di un'operatrice

Numeri inventati, solo per vedere come si incastrano durata e riordino. Giulia lavora dalle 14:00 alle 19:00, il centro propone orari ogni 15 minuti.

Se alle 14:00 c'è una pulizia viso, Giulia è occupata fino alle 15:15 compreso il riordino: il primo orario libero online per un altro trattamento è 15:15, non 15:00. A fine giornata, un massaggio rilassante può iniziare al massimo alle 18:00, perché 50 minuti più 10 di buffer devono stare dentro le 19:00. Una ceretta, che occupa 50 minuti, potrebbe in teoria iniziare alle 18:10, ma con orari proposti ogni 15 minuti l'ultimo inizio sarà comunque intorno alle 18:00.

Nell'esempio, quattro trattamenti in un pomeriggio valgono 40 minuti di riordino. Se non sono scritti da nessuna parte, qualcuno li riempie con un appuntamento; con il buffer nel servizio sono già in agenda, e la cliente successiva entra in una cabina pronta.

Checklist prima di aprire le prenotazioni online

1. Ogni trattamento ha durata, buffer e prezzo nel tab Durata & Prezzo.
2. Ogni trattamento ha almeno un'operatrice abilitata, attiva e Prenotabile online.
3. Le operatrici con orari diversi dal centro hanno i Turni personali con pause e riposi.
4. Ferie e ponti sono in Orari › Chiusure.
5. In Impostazioni › Prenotazioni hai scelto preavviso minimo, passo degli orari e promemoria via email.
6. Hai provato a prenotare dalla vetrina come farebbe una cliente.

Per chi è

• Centri estetici con 2-6 operatrici, ognuna con le sue specialità.
• Estetiste che lavorano da sole e vogliono smettere di incastrare a mano trattamenti lunghi e corti.
• Centri con più sedi: ogni centro ha agenda, clienti, trattamenti e orari separati, e si cambia dal selettore in alto nel menu.
• Chi ha anche manicure e ricostruzione unghie trova un approfondimento nella guida per nail bar e onicotecniche.

Il confronto con le alternative

Limiti da conoscere

• Le cabine non sono una risorsa prenotabile: la disponibilità si calcola per operatrice. Il campo Postazione è solo descrittivo, e Saloon non sa se un macchinario è già in uso.
• La durata è del servizio, uguale per tutte le operatrici abilitate.
• In agenda gli appuntamenti si spostano trascinandoli (orario o operatrice), ma non si allungano trascinando il bordo; non si crea ancora un appuntamento cliccando sull'agenda: per una telefonata si prenota dalla vetrina al posto della cliente.
• Promemoria solo via email; nessun SMS o WhatsApp per ora, e nessuna disdetta online da parte della cliente (in arrivo).
• Niente pacchetti di sedute, abbonamenti, gift card, cassa, pagamenti o acconti online, né vendita di prodotti.
• Le eccezioni di un singolo giorno per un'operatrice si fanno con i Blocchi, non modificando il turno.

Domande frequenti

Si può aggiungere il tempo per riordinare la cabina dopo un trattamento?

Sì. Ogni servizio ha, nel tab Durata & Prezzo, il campo «Buffer dopo il servizio»: quei minuti restano bloccati in agenda ma non vengono venduti. La cliente vede la durata del trattamento, mentre Saloon cerca uno spazio libero lungo durata più buffer.

Come faccio a far prenotare un trattamento solo con l'operatrice formata?

Nel servizio, tab Operatori, scegli gli «Operatori abilitati». Solo loro compaiono online per quel trattamento. Se la cliente sceglie più trattamenti insieme, nel passo «Con chi?» vede solo le operatrici che li eseguono tutti.

Le pause e i turni delle operatrici contano negli orari online?

Sì. Un orario è prenotabile solo se, per tutta la durata più il buffer, l'operatrice è in turno, fuori dalla pausa, senza altri appuntamenti o blocchi, e il centro non è chiuso. I turni personali si impostano nella scheda dell'operatrice, tab Orari.

Saloon gestisce le cabine come risorse prenotabili?

No. Il campo Postazione dell'operatrice è solo descrittivo: Saloon non controlla se una cabina o un macchinario è libero. La disponibilità si calcola per operatrice. Se una cabina serve a una sola persona alla volta, conviene tenerne conto nelle abilitazioni e nei turni.

La cliente può pagare un acconto quando prenota?

No, Saloon non incassa pagamenti, acconti o caparre online e non ha una cassa. Gestisce agenda, prenotazioni, schede clienti e promemoria via email. Per chi non si presenta ci sono le mancate presentazioni sulla scheda e il blocco della prenotazione online.

Inizia

Apri la vetrina demo e prova a prenotare due servizi insieme: vedrai come cambiano operatori e orari proposti. Quando vuoi provarlo con i tuoi trattamenti, prova Saloon per 14 giorni, con canone fisso e nessuna commissione sulle prenotazioni. Per domande sull'impostazione del listino, scrivici.

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